Mailen mit der Bürokratie…

….ist so eine Sache. Ich verstieg mich heute zu der These, dass die Angabe von Mailadressen auf amtlichen Anschreiben nur dem Zweck dient… ich greife vor.

Jedenfalls. ich anonymisier das hier mal, es ging um eine Blitzersache, in der ich meine, berechtigten Grund zum Einspruch zu haben. Da ich jetzt nicht so der Briefeeinwerfer bin und auch zu Amtssprechzeiten in der Regel arbeite, kam es mir natürlich selr gelegen, als ich sah, dass da ja auch eine Mailadresse angegeben wurde, an die man sich wenden konnte. An die schrob ich dementsprechend meine Sicht der Dinge, gab brav alles an notwendigem Datengedönse an und verschickte das über ne recht offizielle Mailaddi, die ich an sich nur für sowas nehme und die meines Erachtens nach spamtechnisch eine weiße bis reine Weste hat.

Ich erhielt…. nun, folgendes. Es machte Mut. Es kam vor allem erst zwei Tage später, was ich fälschlicherweise als ein „Ah, angekommen ists vermutlich sofort, und jetzt ists in Bearbeitung“ interpretierte.

Ihre eMail ist (…), eingegangen und wird bearbeitet.
—————————————-
Hinweis:
Dieses ist eine automatisch erzeugte Antwort auf Ihre Email an ….
Diese Email ist nur zu Ihrer Information gedacht. Ihre Email hat den Empfänger erreicht.
Bitte senden Sie keine direkte Antwort auf diese Email.
Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Adresse postmaster… .

Klingt doch gut, neh? Es kam aber nichts nach. Nur um die zwei Wochen später Briefpost. Dass ich da was geschrieben hätte, war dem nicht zu entnehmen. Ich mailte also nochmals. Folgendes (ja, steht unter CC. bedient euch.):

Sehr ….,
in obiger Angelegenheit mailte ich Ihnen am 20.6.2008, eine Bestaetigungsmail ging bei mir ein, die das Eintreffen der Mail in Ihrer Behörde anzeigte.
Seitdem habe ich keinerlei Antwort erhalten, und finde nun einen Bussgeldbescheid in meinem Briefkasten. Auf diesem werde ich erneut auf mein Einspruchsrecht hingewiesen und das wars dann auch schon.
Ich bin nun wirklich kein Freund von Ineffizienz und brauche auch nicht mit irgendwelchem Buergernaehe- und Umgangsformen-Gefasel zu langweilen, aber sowas macht mich sauer. Wenn ich mich zum Fall aeussere, dann erwarte ich zumindest, dass mir mitgeteilt wird, meine Aeusserung zur Sache habe nichts am Sachverhalt geaendert. Wenn Ihre Vordrucke sowas nicht vorsehen, dann existiert Email. Nebenbei: sowas kann man automatisieren, dafuer gibts seit einiger Zeit Computer.
Wenn das zuviel verlangt ist, rate ich Ihnen, im Sinne der Vermeidung von Missverstaendnissen die Angabe von Mailadressen auf Ihren Anschreiben zu unterlassen. Man könnte sonst auf die Idee kommen, da hinschreiben zu können oder gar eine Antwort zu erwarten. Ich hab auch ein paar Mailadressen, bei denen ich eingehende Post in den seltensten Faellen lese, aber die drucke ich nicht auf meine Anschreiben.
Gruesse,

Nun erhielt ich heute eine Bestätigungsmail. „Ihre eMail ist…. usw.“ Wieder mit der bereits genannten Verzögerung.

Das machte mich sauer. Ich versuchte, telefonisch wen zu erreichen, die Sprechzeiten sind aber nicht grade arbeitnehmerfreundlich. Morgen versuch ichs vielleicht trotzdem mal, ich weiss grade nur mal wieder nicht, welcher Wochentag jetzt Sprechzeiten vormittags, welcher nachmittags und welcher gar keine hatte, aber hey. Das muss man halt ausprobieren. Sauer war ich aber trotzdem.

Ich überlegte, wohin nun damit. Wenn ich an den Postmaster schreibe, erreiche ich vermutlich nur irgend ein armes IT-Schwein, der mit der ganzen Bürokratie an sich nichts zu tun hat. Der tat mir dann auch leid, den wollte ich nicht anpflaumen.

Dann fiel mir aber ein Mittelweg ein, und nun warte ich gespannt auf Antwort darauf:

Hallo,
ich weiss, dass ich an dieser Stelle vermutlich einen Techniker erreiche, der für die Angestellten der … schlicht nichts kann. Trotzdem sind Sie vielleicht genau der Ansprechpartner, den ich brauche.
Könnten Sie bei der nächsten Bestellung von Briefpapier oder dem nächsten Warten der Rechner bei der Beschwerdestelle bitte einfach diese „…@….de“-Adresse von den Briefbögen verschwinden lasen? Von den Angestellten ist offenbar niemand in der Lage, eine Email zu lesen oder zu beantworten. Die Adressangabe führt so ausschliesslich zur Verwirrung, da Angeschriebene irrtümlich davon ausgehen, man könne dort hinmailen und bekomme eine Antwort.
Ich weiss, dass das frustrierend ist, wenn man vermutlich soeben den Sachbearbeitern mit Muehe erklaert hat, wie man einen Computer anstellt. Ich war selber mal PC-Hilfskraft, ich kann das nachvollziehen.
Alternativ könnte man den Autoreply doch ändern: statt des bisherigen Textes
„Ihre eMail ist …, eingegangen und wird bearbeitet.
Hinweis:
Dieses ist eine automatisch erzeugte Antwort…“

könnnte man doch was in der Art schreiben:
„Ihre Email ist beim automatischen Email-Beantwortungsdienst des …, eingegangen. Sonst wird sie hier nie jemand zur Kenntnis nehmen oder gar beantworten. Das tut mir leid, ist aber so.
Bitte rufen sie Ihren zuständigen Sachbearbeiter unter $nummer an, bevorzugt zu $uhrzeit. Alles andere ist sinnlos.
Verzeihen Sie uns bitte auch die Angabe dieser Mailadresse auf unseren Anschreiben. Wir sind durch eine entsprechende Richtlinie der Landesregierung … gezwungen, diese im Briefkopf mit anzugeben, damit wir nicht rückständig und technikfeindlich wirken.“

Ich denke, das wäre das Beste für alle Beteiligten.
Beste Grüße,

Ich bin jedenfalls gespannt.

Kategorie: ich gegen die wirklichkeit, work in progress. permalink.

8 Responses to Mailen mit der Bürokratie…

  1. Stefko says:

    Wahrscheinlich benötigst Du für Deine eMail den Passierschein A38 … ;-)
    Bin mal gespannt, ob der arme Mensch von der Technik antwortet.

  2. ackerpaul says:

    sehr geehrter herr korrupt,

    bitte halten sie uns auf dem laufenden.

    hochachtungsvoll,
    ihr behördenobervorstehmann

  3. Klaus says:

    Wenn der Bußgeldbescheid erst mal da ist, hilft sowieso nur noch ein Einspruch per Einschreiben mit Rückschein. Vielleicht ist die Mail sogar angekommen, aber vermutlich wird der Inhalt genau so ignoriert wie Ausführungen auf dem Anhörungsbogen. Die Sachbearbeiter gehen am einfachsten den Weg des geringsten Widerstandes, verschicken Bußgeldbescheide und überlassen die Entscheidung lieber einem Richter.

  4. glidesurfer says:

    Da bemueht Mann sich hier immer um einen heftig akkuraten Ausdruck in offiziellen Behoerdenschreiben und der werte Herr Korrupt hat nichts besseres zu tun, als seinen Zynismus zu verkoerpern.

    Auch sonst, die Behoerden verstehen auch nur Buerokratiesprache, daher bekommst du keine Antwort (gut, es liegt wohl nicht wirklich daran, sonst haette ich mehr Erfolg…).

  5. Korrupt says:

    Update. Die Mails seien alle angekommen und auch in die Entscheidungsfindung eingegangen. Antworten tun sie nicht oer Mail, weil der Absender nicht verifiziert werden kann und aus Datenschutzgruenden nicht an sonstne Mailadresse irgendwelche Details eines Vorgangs geschickt werden koennen.

    Ich sag mal so: das wuerd ich in die automatische Antwort mit reinkloppen. Und dass im Anschreiben per Brief dann nicht eine entsprechende Info reinkommt, kapier ich immer noch nicht. Aber ich muss zugeben, dass ich diese Details jetzt nicht mehr weiter ausdiskutieren muss.

    Manche Sachen muss ich nicht verstehen.

  6. jirjen?! says:

    Ein wenig kann ich’s erläutern:

    Die poststelle@-Adresse landet in Bayern regelmäßig entweder dort, wo der normale Posteinlauf auch reinkommt oder in der Verwaltung.
    Richtige Verfahrenserklärungen, und so sollte es auch aufm Bußgeldbescheid stehen, kann man aber nicht per Mail schicken (Mail entspricht sozusagen nur dem Telefon, und ein Anruf: „DAGEGEN!“ interessiert natürlich auch niemanden), sondern nur schriftlich oder persönlich. Dass die Sprechzeiten nicht arbeitnehmerfreundlich sind, hat zum einen den Grund, dass -oh Wunder- dort auch Arbeitnehmer arbeiten.
    Und da die dir ja nix verkaufen wollen, haben Behörden eben nur selten bis 20 Uhr offen.

  7. Korrupt says:

    Das ist ja alles richtig und einleuchtend. Nur, warum kommt das dann nicht auf die automatisierte Antwort? „Ihre Mail ist eingegangen. Rechtsverbindliche Einwaende nehmen wir jedoch nur per Post entgegen“, was weiss ich. Am Telefon wird mir ja auch niemand sagen „Ja, fein, alles klar, ich habs verstanden“ und sich anschliessend einen drauf ablachen, weil ich jetzt meine, das wird irgendwie beruecksichtigt und er mir das erfolgreich verschwiegen hat, da heissts dann doch auch „Aber das brauchen wir schriftlich“. und bei Mail wuerde die Info sogar noch *automatisch* gegeben werden koennen, da muesste ja nicht mal wer den Mund aufmachen.
    Nun ja.. wie gesagt, ich aerger mich eh nicht mehr drueber, geschichte ist an sich auch durch, aber ich finds halt vermeidbare Missverstaendnisquelle.

  8. jirjen?! says:

    Kann ich gut verstehen ;) Auf der Seite eines mir gut bekannten Gerichtes (*hüstel*) steht das auch deutlich drauf. Macht aber offenbar nicht jeder…

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